1.Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là một trong những phương thức vận chuyển với các yêu cầu nghiêm ngặt và khắt khe. Hãy cùng Haiphonglogistics tìm hiểu quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không nhé!

Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu 

Giấy phép nhập khẩu cũng là chứng từ quan trọng trong  bước đầu tiên để nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Theo quy định những mặt hàng thuộc quản lý đặc biệt của Nhà nước bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu như:

• Thiết bị thu, phát sóng điện vô tuyến
• Thuốc, dược phẩm, các trang thiết bị, hóa chất y tế
• Tiền chất công nghiệp, tiền chất thuốc nổ
• Các loại hạt giống, thuốc bảo vệ thực vật – động vật, thực vật hoang dã
• Thức ăn chăn nuôi, thủy sản tươi sống, thuốc thú y
• Vắc xin, sinh phẩm y tế, hóa chất, chế phẩm diệt côn trùng, chất diệt khuẩn dùng trong gia dụng và y tế,…
• Tem bưu chính

Bước 2 : Đặt booking và xác nhận booking

Trước khi đặt booking, cần phải ký hết hợp đồng thương mại (Sale Contract) với phía xuất khẩu. Tại hợp đồng sẽ quy định các điều khoản thương mại quốc tế. Các điều khoản thương mại quốc tế sẽ ảnh hưởng đến việc ai là người chi trả cho các khoản phí và đặt booking. 

Việc lấy booking sẽ tùy thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã ký kết. Sau khi lấy booking thì cần kiểm tra kĩ những thông tin yêu cầu để quá trình vận chuyển hàng hóa được diễn ra suôn sẻ.

Bước 3: Theo dõi thông tin từ người bán và kiểm tra chứng từ

Sau khi có booking chính thức, liên lạc với phía xuất khẩu để lên kế hoạch đóng hàng. Hai bên luôn giữ liên lạc để cập nhật thường xuyên thông tin về lô hàng.

Sau khi đơn vị xuất khẩu đã đóng gói xong và đã vận chuyển ra sân bay, thì cần yêu cầu gửi những chứng từ cần thiết để thuận tiện cho việc nhận hàng. Khác với hàng đi đường biển, đường hàng không thời gian vận chuyển nhanh hơn nên cần chuẩn bị chứng từ ngay lập tức để được nhận hàng.

Những chứng từ cần thiết như: Invoice Commercial , Packing List , vận đơn hàng không (AWB – Air Way Bill), CO , …

Cần kiểm tra thật kỹ những thông tin có trên chứng từ để tránh những sai sót khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa.

Bước 4 : Thông báo hàng đến 

Phía FWD sẽ gửi Thông báo hàng đến từ các hãng bay hay đại lý bay trước 1 ngày. Trên giấy thông báo sẽ có những thông tin có phần tương tự như AWB như: đơn vị xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu, số chuyến bay, số kiện hàng, ngày hàng đến,….

Sau khi nhận thông báo thì nộp các chứng từ yêu cầu và thanh toán các chi phí các khoản liên quan để được nhận lệnh giao hàng (D/O)

Bước 5:Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào tính chất, chất liệu, công dụng,… của các loại hàng hóa khác nhau, sẽ đăng ký các chứng nhận liên quan. Các giấy chứng nhận sẽ có nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì thế trước khi đăng ký cần tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ những chứng từ cần thiết để được cấp chứng nhận.

Việc không đăng ký các chứng nhận liên quan sẽ ảnh hưởng đến quá trình thông quan khi qua cơ quan hải quan. Bên cạnh đó sẽ phát sinh những khoản phí không cần thiết.

Bước 6:Làm thủ tục khai báo hải quan

Khai báo hải quan sẽ được thực hiện trên hệ thống Hải quan điện tử Ecus5 – Vnaccs, trên tờ khai sẽ hiển thị đầy đủ những thông tin chính của lô hàng. Những thông tin hiển thị bao gồm: mã phương tiện vận chuyển, đơn vị xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu, số hóa đơn thương mại, số hiệu chuyến bay, ngày bay, số kiện, số ký,….

Sau khi kiểm tra thông tin trên tờ khai đúng với thông tin trên chứng từ thì khai chính thức tờ khai lên hệ thống. Sau khi khai chính thức tờ khai sẽ rơi vào 3 phân luồng:

Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào sẽ được in mã vạch và tiến hành thanh lý tờ khai và nhận hàng

Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai, đính kèm những chứng từ cần thiết lên hệ thống

Tờ khai luồng đỏ: tương tự như tờ khai luồng vàng, sau khi mở tài khai sẽ nộp thuế và đính kèm những chứng từ cần thiết lên hệ thống Ecus5.

Tuy nhiên, đối với luồng tờ khai này sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra hàng thực tế.

Bước 7: Thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai được thông quan đối với luồng xanh và vàng sau khi đóng thuế và các khoản phí liên quan thì sẽ được thông quan hay còn gọi là thanh lý tờ khai.

Thông báo phân luồng đối với luồng đỏ, sẽ được yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu thông tin trên hàng hóa trùng khớp với thông tin trên chứng từ thì sẽ được thông quan sau khi đóng thuế và các khoản phí liên quan.

Hồ sơ thanh lý tờ khai tại cơ quan hải quan cảng sân bay sẽ gồm Invoice, Packing List, Tờ khai, Mã vạch và những chứng từ có liên quan khác. Sau khi thông quan hồ sơ sẽ được hải quan giữ 1 bộ lưu và 1 bộ sẽ trả lại cho doanh nghiệp.

Bước 8: Vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi thanh lý tờ khai hãng tàu bay sẽ trả lại HAWB gốc và sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa về kho. Tùy vào kích thước và số lượng kiện hàng sẽ điều phối xe vận chuyển hàng về sau cho phù hợp

Bước 9: Lưu hồ sơ và chứng từ

Sau khi vận chuyển hàng về kho, thực hiện việc lưu chứng từ để thuận tiện cho việc quản lý sổ sách và thanh toán với kế toán. Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không cần phải lưu như:

• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Vận đơn hàng không
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• Các chứng từ liên quan khác.

Lưu chứng từ cần thiết cho sau này.

2. Những lưu ý về quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không

Để việc nhập khẩu được thuận lợi, cần có những lưu ý sau:

• Vận chuyển bằng đường hàng không có nhiều rủi ro cao, vì thế cần tìm hiểu thật kỹ trước khi chọn hình thức này.
•  Cần yêu cầu phía xuất khẩu nên chuẩn bị đầy đủ chứng từ và đảm bảo ít sai sót xảy ra. 
• Chú ý hạn sử dụng của chữ ký số khi thực hiện trên hệ thống Ecus5 để truyền tờ khai.