Electronic Cargo Tracking Note là gì?

Electronic Cargo Tracking Note (ECTN) (tạm dịch: ghi chú theo dõi hàng hóa điện tử) hay Bordereau de Suivi Cargaison (BSC) là một tài liệu hàng hải chứa thông tin liên quan đến hàng hóa và việc di chuyển giữa các cảng.

Bạn bắt buộc phải nộp tài liệu này cho hiệp hội chủ hàng (shippers’ councils) ở hầu hết các quốc gia ở Châu Phi.

Mọi hàng hóa xuất khẩu sang các nước này, dù là hàng thương mại, cá nhân hay từ thiện, đều phải có chứng chỉ ECTN (ECTN certificate).

Đơn giản là bạn không thể thông quan hàng hóa ra khỏi khu vực hải quan mà không có ECTN certificate hợp lệ cho toàn bộ lô hàng.
Shipper hoặc đại lý của shipper hoặc forwarder có trách nhiệm lấy ECTN từ một số đại diện được ủy quyền. Ở hầu hết các quốc gia, nó phải được xác nhận ít nhất 5 ngày trước khi tàu cập cảng.Mã số Cargo Tracking Note phải được hiển thị trên tất cả các tài liệu liên quan đến hàng hóa được vận chuyển theo Note đó. Shipper và / hoặc forwarder phải cung cấp số chứng chỉ cho carrier tại cảng xếp hàng (Loading agent) để đưa vào manifest và vận đơn.

Các yêu cầu của ECTN

Để issue ECTN, bạn sẽ cần các tài liệu sau:

Bill of lading
Commercial Invoice
Freight Invoice (Bắt buộc nếu giá trị cước vận chuyển không được đề cập trong hóa đơn thương mại)

Ngoài ra, tùy thuộc vào quốc gia, họ có thể yêu cầu các tài liệu cụ thể khác như:

Documento Unico (DU)
Certificate of Insurance
Packing List
PL (Packing List): Bảng kê chi tiết các mặt hàng và quy các đóng gói trong từng lô hàng (ví dụ như tên hàng, ký hiệu, kích thước, trọng lượng,…)
” style=”box-sizing: border-box; border-bottom: 1px dotted rgb(0, 0, 0) !important; text-decoration: none !important; color: rgb(0, 0, 0) !important;”>Packing list
Certificate of Origin
Export Customs Declaration

Đại lý/forwarder sẽ cho bạn biết chính xác những tài liệu bạn cần chuẩn bị, và cả thời điểm bạn phải cung cấp chúng.

Quy trình đăng ký

Quá trình để có được chứng chỉ rất đơn giản. Đây là các bước bạn cần thực hiện để hoàn thành đơn đăng ký:

Bạn cần gửi bản scan của các tài liệu cần thiết cho đại lý
Sau đó, đại lý sẽ xuất invoice và cung cấp cho bạn bản nháp của chứng chỉ ECTN để bạn kiểm tra lại thông tin lô hàng
Sau khi dự thảo được chấp thuận và đại lý đã nhận được tiền, họ sẽ xác thực trước chứng chỉ và cung cấp số ECTN.
Bạn sẽ nhận được mã số ECTN trên bản mềm đã được xác thực của chứng chỉ ngay sau đó.

Một số lưu ý về Electronic Cargo tracking note

Chứng chỉ ECTN là bắt buộc đối với tất cả hàng hóa bằng đường biển đến các quốc gia yêu cầu, bao gồm hàng container, hàng rời, RORO và các loại khác. Bên cạnh đó, có một số quốc gia cũng yêu cầu CTN cho các loại hình vận tải khác.

Bạn sẽ phải nộp đơn xin BSC và FERI cho hàng tới Madagascar và CHDC Congo nếu bạn vận chuyển bằng đường hàng không đến các quốc gia này. Đối với vận chuyển đường bộ, FERI là bắt buộc đối với tất cả các chuyến hàng.
Dưới đây, bạn có thể tìm thấy các quốc gia yêu cầu chứng chỉ này, tên họ sử dụng cho chứng chỉ: