1.Các xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là một trong những phương thức vận chuyển với các yêu cầu nghiêm ngặt và khắt khe. Do vậy, để thực hiện xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chuẩn xác, hãy cùng Haiphonglogistics tìm hiểu các bước xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không nhé!

bước 1 : Nhận yêu cầu từ khách hàng 

Những doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hàng đi các nước trên thế giới sẽ thường liên hệ với đơn vị vận chuyển qua Hotline hoặc Email. Sau đó, các đơn vị air cargo forwarder sẽ thực hiện bước điền đầy đủ thông tin theo mẫu đơn đăng ký gửi hàng của đơn vị cung cấp vận tải hàng không. Những thông tin doanh nghiệp cần phải cung cấp bao gồm:

• Giá cả và cách thức thanh toán đơn hàng vận chuyển.
• Thông tin liên quan đến giao hàng như thời gian, địa điểm…
• Yêu cầu về cách đóng gói sản phẩm.
• Chính sách bảo hành của lô hàng.
• Khiếu nại đơn hàng và sự cố phát sinh liên quan đến lô hàng đó.

Bước 2 : Check giá và chốt giá, chốt tải chỗ rồi báo cho khách 

Thông thường, mức giá có thể thay đổi tùy vào từng mặt hàng và thời điểm vận chuyển. Đối với kiện hàng áp dụng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, trước khi check và chốt giá cần cần xác định các yếu tố như:

• Thời gian giao nhận theo yêu cầu.
• Kích thước kiện hàng.
• Trọng lượng hàng hóa.
• Khoảng cách vận chuyển.

Dựa vào các yếu tố trên, mức cước phí, chốt giá, chốt tải cuối cùng sẽ được xác định và gửi cho khách tham khảo. Cả 2 bên sẽ có những trao đổi, đàm phán để đi đến thống nhất cuối giữa 2 bên. Cuối cùng, doanh nghiệp cần cam kết chính xác ngày giao nhận hàng cho đơn vị vận chuyển nắm thông tin

Bước 3: Booking 

Bước đặt chỗ hay còn gọi là Booking được hiểu là thao tác đặt máy bay trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Ở bước này, đơn vị Forwarder sẽ thực hiện thay cho doanh nghiệp. Sau khi đã có Booking thành công, các công ty FWD (forwarder) sẽ chuyển đến cho doanh nghiệp. Việc kiểm tra này sẽ tránh sự sai sót và doanh nghiệp có thể chủ động trong việc chuẩn bị hàng đầy đủ theo lịch Booking cho FWD kịp thời gian giao. Lúc này, các thông tin sau đây phải được doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận kỹ:

• Sân bay điểm đi và điểm đến
• Thời gian khởi hành gồm ngày giờ
• Thông tin về kiện hàng xuất khẩu như số lượng, thể tích… 

Bước 4: Điều phối hàng trên sân bay

Sau khi thực hiện đóng gói tại kho hoàn thành, doanh nghiệp sẽ gắn ký hiệu trên mỗi kiện hàng theo đúng yêu cầu đã cam kết với bên nhập khẩu. Tiếp theo, những đơn vị vận chuyển sẽ mang lô hàng ra kho tại sân bay. Tại khâu này, doanh nghiệp chú ý nhận Giấy chứng nhận đã nhận hàng từ đơn vị FWD để làm cơ sở sau này.

Bước 5: Làm thủ tục hàng trên sân 

Đây được xem là khá phức tạp chính là thủ tục hàng trên sân bay. Thủ tục này được thực hiện với mục đích thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu kỹ càng, để giao lại cho hãng hàng không. Mọi người câng chú ý hạn chế hồ sơ bị sai hoặc thiếu sót sẽ làm mất thời gian của cả 2 bên và chậm tiến độ xuất khẩu hàng.

Công đoạn thông quan hàng hóa thường do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê đơn vị FWD đảm nhận. Ngoài ra, doanh nghiệp cần bổ sung một số các thao tác nghiệp vụ khác như:  xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng, kiểm hóa chuyên ngành, kiểm dịch lô hàng… theo yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Bước 6: Đánh Bill

Đơn hàng sau khi hoàn thành thủ tục thông quan sẽ được hãng hàng không vận chuyển phát hành vận đơn đường hàng không (AWB). Trong đó, 1 bản AWB số 2 sẽ được gửi kèm theo lô hàng tới địa điểm nhận. Bản AWB số 3 sẽ giao cho bên xuất khẩu hàng kèm với giấy báo chi tiết cước phí (nếu có). Các chứng từ khác sẽ được đơn vị FWD giữ để phòng cho các trường hợp phát sinh cần thiết và làm thanh toán sau này.

Bước 7: Gửi chứng từ cho khách

Doanh nghiệp xuất khẩu không cần phải gửi riêng hồ sơ chứng từ xuất khẩu cho bên nhập khẩu. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển nguyên bộ chứng từ cùng với bản gốc của AWB. Thông thường, những doanh nghiệp nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ kèm luôn bộ chứng từ này trong lô hàng vận chuyển đến đối tác. 

Bước 8: Theo dõi và cập nhật tình hình đơn hàng cho khách

Nếu thực hiện theo quy trình xuất khẩu hàng hóa thì hãng bay sẽ gửi Notice of arrival (Thông báo hàng đến) cho bên nhập khẩu. Thông thường, thông báo này sẽ được gửi trước khi máy bay đáp trước 1 ngày. Bên đơn vị nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra các thông tin sau đây để chút động thực hiện các thủ tục nhập khẩu:

• Ngày chính xác lô hàng đến sân bay.
• Nơi lưu giữ tạm thời hoặc kho hàng cho việc chờ thông quan
• Các loại thuế, phí phải nộp để nhập khẩu lô hàng.

Bước 9: Giao hàng thành công và khách hàng thanh toán theo hợp đồng

Khi máy bay đáp xuống sân bay của nước nhập khẩu, đại lý chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp cùng đơn vị nhập khẩu hàng. Sau đó, các bên sẽ thực hiện thủ tục liên quan đến hãng bay, sân bay, thuế phí, hải quan… để nhập khẩu cho lô hàng. Khi xong thủ tục, đơn vị vận chuyển sẽ sắp xếp phương tiện giao hàng cho bên nhập khẩu tại kho (nếu có yêu cầu). Sau khi thực hiện giao lô hàng, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ kết thúc.

​2. Những lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

 Các thủ tục liên quan trong đó rất phức tạp và yêu cầu cao. Do vậy, mọi người phải nắm rõ các bước thực hiện như trên. Đồng thời, trong quá trình thực hiện cần có những lưu ý cụ thể để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra như sau:

• Hàng hóa phải có giấy tờ đầy đủ, có nguồn gốc xuất xứ, tem phiếu sản phẩm và các giấy tờ thủ tục hoàn thiện khác
• Phải chủ động liên hệ với các đơn vị vận chuyển để chọn ra được hãng vận chuyển có sự chuyên nghiệp và uy tín cao trên thị trường.
• Cần phải thỏa thuận rõ về các hình thức giải quyết tranh chấp khi có rủi ro xảy ra 
• Các thông tin của người gửi và người nhận phải thật chính xác
• Không vận chuyển hàng hóa có trọng tải quá lớn
• Đóng gói đầy đủ theo quy định

3. Cách thức tính vận chuyển khi xuất khẩu hàng không 

 Mức cước phí vận chuyển hàng xuất khẩu sẽ thay đổi phụ thuộc khối lượng lô hàng. Cụ thể:

• Từ 500 – dưới 1000kg: +500
• Từ 250 – dưới 500kg: +250
• Từ 100 – dưới 250kg: +100
• Từ 45 – dưới 100kg: +45
• Dưới 45kg: -45

Ngoài ra, cước phí còn được xác định dựa vào số lượng nào lớn hơn đối với các mặt hàng có thể tích cồng kềnh:

• Actual Weight – Khối lượng thực của lô hàng.
• Dimensional Weight – Khối lượng thể tích (khối lượng kích cỡ). Dimensional Weight quy đổi từ thể tích lô hàng dựa trên một công thức của IATA. Cách quy đổi cụ thể:
• Khối lượng = Dài x rộng x cao x số kiện / 6000. Trong đó: ĐVT thể tính (cm3) và tính cả kích thước phủ ngoài bao bì

  Trên đây là các thông tin chi tiết về các bước xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.