Cách Gửi Yêu Cầu Báo Giá Cước Biển Đầy Đủ Và Chính Xác

Khi cần vận chuyển hàng quốc tế, nhiều doanh nghiệp chỉ hỏi giá theo tuyến. Tuy nhiên, thông tin này vẫn chưa đủ để kiểm tra cước.

Giá vận chuyển đường biển phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó có tên hàng, trọng lượng, thể tích và loại container. Cảng đi, cảng đến và điều kiện giao hàng cũng rất quan trọng.

Nếu thông tin ban đầu chưa đầy đủ, báo giá có thể thiếu chi phí. Doanh nghiệp cũng mất thêm thời gian trao đổi. Thậm chí, mức giá có thể thay đổi khi tiến hành đặt chỗ.

Một yêu cầu báo giá rõ ràng sẽ giúp kiểm tra cước nhanh hơn. Hai bên cũng dễ thống nhất phạm vi công việc và các khoản phí.

Vì sao cần cung cấp đầy đủ thông tin?

Mỗi lô hàng có đặc điểm khác nhau. Hai lô cùng tuyến vẫn có thể nhận mức giá khác nhau.

Hàng nặng cần phương án xếp container phù hợp. Hàng nhẹ nhưng cồng kềnh lại chiếm nhiều diện tích. Hàng nguy hiểm còn phải tuân thủ yêu cầu riêng.

Giá cước cũng phụ thuộc vào từng cảng. Một quốc gia có thể có nhiều cảng biển. Khoảng cách từ cảng đến địa chỉ nhận cũng không giống nhau.

Ngoài ra, giá có thể thay đổi theo lịch tàu. Thời điểm hàng sẵn sàng vì thế rất quan trọng. Đơn vị vận chuyển cần kiểm tra giá trong đúng thời gian dự kiến.

Thông tin đầy đủ giúp báo giá sát với lô hàng thực tế. Doanh nghiệp cũng dễ so sánh giữa các phương án vận chuyển.

Tên hàng cần được mô tả cụ thể

Doanh nghiệp nên nêu rõ sản phẩm thực tế. Ví dụ gồm quần áo, đồ gỗ, linh kiện máy hoặc thực phẩm khô. Nếu hàng có nhiều loại, cần lập danh sách riêng.

Một số mặt hàng cần thêm thông tin về vật liệu. Hàng gỗ cần nêu loại gỗ và mức độ gia công. Hóa chất cần có tên kỹ thuật và tài liệu an toàn.

Đơn vị vận chuyển cũng cần biết tình trạng của hàng. Hàng mới và hàng đã qua sử dụng có thể có yêu cầu khác nhau. Hàng có thương hiệu cũng cần được thông báo trước.

Nếu sản phẩm chứa pin, nam châm hoặc chất lỏng, cần ghi rõ. Các yếu tố này ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận. Chúng cũng có thể làm phát sinh thủ tục hoặc phụ phí.

KGS trong yêu cầu báo giá?

KGS là đơn vị thể hiện trọng lượng theo kilogram. Khi hỏi giá, doanh nghiệp cần cung cấp tổng trọng lượng của lô hàng.

Nên phân biệt trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì. Trọng lượng tịnh chỉ tính phần hàng hóa. Trọng lượng cả bì bao gồm cả bao bì và pallet.

Đơn vị vận chuyển thường quan tâm đến trọng lượng cả bì. Đây là mức trọng lượng thực tế được đưa lên phương tiện.

Với hàng FCL, trọng lượng ảnh hưởng đến việc chọn container. Một container có giới hạn tải trọng nhất định. Hàng quá nặng có thể không phù hợp với container 40 feet.

POL và POD là gì?

POL là viết tắt của Port of Loading. Đây là cảng xếp hàng lên tàu.

Nếu xuất hàng từ miền Bắc, POL có thể là cảng tại Hải Phòng. Tuy nhiên, cần ghi rõ cảng hoặc khu vực áp dụng. Không nên chỉ ghi tên quốc gia xuất khẩu.

POD là viết tắt của Port of Discharge. Đây là cảng dỡ hàng tại nước đến.

Doanh nghiệp cần xác định đúng POD khi yêu cầu báo giá. Một quốc gia có thể có nhiều cảng. Giá và lịch tàu giữa các cảng có thể khác nhau.

POL và POD chỉ thể hiện chặng cảng đến cảng. Nếu cần lấy hoặc giao tận nơi, doanh nghiệp phải cung cấp thêm địa chỉ.

Phân biệt FCL và LCL

FCL là hình thức vận chuyển nguyên container. Một chủ hàng sử dụng container cho lô hàng của mình.

Phương án này phù hợp với hàng có số lượng lớn. Hàng cũng dễ kiểm soát hơn trong quá trình đóng và dỡ container.

LCL là hình thức vận chuyển hàng lẻ. Hàng của nhiều chủ được gom chung trong một container.

LCL phù hợp với lô hàng có thể tích nhỏ. Chủ hàng không cần thuê toàn bộ container. Tuy nhiên, hàng phải trải qua bước gom và tách tại kho.

Khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp cần ghi rõ FCL hoặc LCL. Nếu chưa xác định, hãy cung cấp KGS và CBM. Đơn vị vận chuyển sẽ tư vấn phương án phù hợp.

Thời gian hàng sẵn sàng

Giá cước biển thay đổi theo từng thời điểm. Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp ngày hàng sẵn sàng.

Thông tin này thường được ghi là cargo ready date. Đây là ngày hàng hoàn tất để đóng hoặc bàn giao.

Đơn vị vận chuyển sẽ dựa vào ngày này để kiểm tra lịch tàu. Giá báo cũng cần còn hiệu lực trong thời gian dự kiến.

Địa chỉ lấy và giao hàng

Nếu cần dịch vụ door-to-door, doanh nghiệp phải cung cấp địa chỉ hai đầu. Thông tin nên bao gồm thành phố và mã bưu chính.

Địa chỉ lấy hàng giúp kiểm tra phí vận chuyển nội địa. Đường vào kho cũng ảnh hưởng đến loại xe sử dụng.

Doanh nghiệp cần thông báo nếu kho hạn chế xe container. Thời gian làm việc của kho cũng phải được cung cấp. Nếu cần xe nâng, hãy nêu ngay từ đầu.

Địa chỉ giao hàng tại nước ngoài nên có postcode. Mã này giúp xác định khu vực giao chính xác hơn. Một số địa chỉ có thể thuộc vùng xa hoặc phát sinh phụ phí.

Kiểm tra báo giá trước khi xác nhận

Sau khi nhận báo giá, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tuyến. POL, POD và loại container phải chính xác.

Thời hạn của báo giá cũng cần được chú ý. Lịch tàu và thời gian vận chuyển nên được ghi rõ. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra tuyến có chuyển tải hay không.

Các khoản phí đầu đi phải được tách rõ. Phí tại đầu đến cũng cần được xác nhận với người nhận. Nếu báo giá theo điều kiện door-to-door, hãy kiểm tra phạm vi giao hàng.

Cuối cùng, cần đối chiếu báo giá với lô hàng thực tế. Nếu trọng lượng hoặc số lượng thay đổi, doanh nghiệp nên yêu cầu cập nhật lại.

Một yêu cầu báo giá cước biển đầy đủ không cần quá dài. Tuy nhiên, nó phải có đúng thông tin. Tên hàng, KGS, CBM, POL, POD và term là những nội dung cơ bản.

Với hàng FCL, cần bổ sung số lượng và loại container. Với hàng LCL, cần có số kiện và kích thước. Ngày hàng sẵn sàng cũng không nên bỏ sót.

Chuẩn bị thông tin ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian báo giá. Doanh nghiệp cũng hạn chế được các khoản phí phát sinh ngoài dự kiến.

Xem thêm

Tóm tắt các điều khoản Incoterm 2020 (P1)

Cách tiết kiệm chi phí khi sử dụng điều kiện Incoterms 2020 FCA