Nhận Hàng Nhập Khẩu Tại Cảng Hải Phòng Cần Chuẩn Bị Những Gì?

Tàu cập cảng không có nghĩa doanh nghiệp có thể đưa xe đến lấy hàng ngay. Để nhận hàng nhập khẩu tại cảng Hải Phòng, chủ hàng cần hoàn thành các công việc liên quan đến hãng tàu, hải quan và đơn vị khai thác cảng.

Nếu chứng từ chưa đầy đủ hoặc kế hoạch vận chuyển chưa sẵn sàng, hàng có thể phải chờ thêm tại bãi. Chuẩn bị trước khi tàu đến giúp doanh nghiệp chủ động thời gian nhận hàng và hạn chế chi phí phát sinh.

1. Xác định đúng cảng, bến và địa điểm nhận hàng

Khu vực Hải Phòng có nhiều bến cảng và địa điểm giao nhận.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông báo hàng đến, vận đơn và hướng dẫn của đơn vị giao hàng. Những thông tin cần xác nhận gồm:

• Tên tàu, số chuyến và thời gian đến dự kiến.
• Bến hoặc terminal nơi hàng được dỡ.
• Số vận đơn, số container và số niêm phong.
• Địa điểm thực tế được phép nhận hàng.
• Đơn vị liên hệ khi làm thủ tục giao nhận.

Thời gian tàu đến dự kiến có thể thay đổi. Sau khi tàu cập, cần tiếp tục kiểm tra hàng đã được dỡ và sẵn sàng giao hay chưa.

Với hàng lẻ LCL, địa điểm nhận thường là kho khai thác hàng lẻ theo thông báo của đơn vị gom hàng. Quy trình này khác với việc lấy nguyên container FCL tại bãi.

2. Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu

Chứng từ là cơ sở để khai báo hải quan và thực hiện các thủ tục nhận hàng. Doanh nghiệp nên thu thập, đối chiếu trước khi tàu đến.

Những chứng từ thường cần chuẩn bị

Bộ chứng từ phục vụ xử lý lô hàng thường có:

• Hóa đơn thương mại: thể hiện hàng hóa, giá trị và thông tin giao dịch.
• Vận đơn: cung cấp thông tin vận chuyển và các bên liên quan.
• Phiếu đóng gói: hỗ trợ kiểm tra số kiện, trọng lượng và cách đóng hàng.
• Hợp đồng mua bán: phục vụ đối chiếu hoặc xuất trình khi cần.
• Thông báo hàng đến: hỗ trợ lập kế hoạch nhận hàng.
• Chứng từ xuất xứ: nếu thuộc trường hợp cần cung cấp hoặc đề nghị hưởng ưu đãi.
• Giấy phép, chứng từ kiểm tra chuyên ngành: nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.

Không phải mọi chứng từ đều bắt buộc nộp trong mọi trường hợp. Thành phần hồ sơ cần được xác định theo loại hàng và quy định áp dụng.

Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ

Cần kiểm tra tên doanh nghiệp, mã số thuế, tên hàng, số lượng, trọng lượng và số vận đơn.

Nếu phát hiện sai lệch, nên trao đổi sớm với người bán và đơn vị vận chuyển. Chờ đến lúc lấy hàng mới xử lý có thể ảnh hưởng tiến độ.

3. Hoàn thành điều kiện nhận lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng, thường gọi là D/O, do hãng tàu hoặc đơn vị có thẩm quyền phát hành. Nhiều đơn vị sử dụng lệnh giao hàng điện tử, gọi là eDO.

Để được cấp lệnh, chủ hàng cần đáp ứng điều kiện về vận đơn, giải phóng hàng và thanh toán các khoản liên quan theo hướng dẫn của đơn vị phát hành.

Kiểm tra hình thức vận đơn

Cách xử lý phụ thuộc vào việc lô hàng sử dụng vận đơn gốc, Sea Waybill hay hình thức surrender/telex release.

Nếu sử dụng vận đơn gốc, cần xác nhận yêu cầu xuất trình và ký hậu nếu có. Với hình thức giải phóng hàng điện tử, cần kiểm tra trạng thái đã được chấp nhận.

Kiểm tra thời hạn lệnh

Lệnh giao hàng có thời hạn sử dụng. Nếu kế hoạch lấy hàng thay đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra có phải gia hạn hay không.

Có lệnh giao hàng không đồng nghĩa đã đủ điều kiện đưa hàng ra khỏi cảng. Chủ hàng vẫn phải hoàn thành yêu cầu hải quan và thủ tục giao nhận tại địa điểm nhận hàng.

4. Chuẩn bị khai báo hải quan và kiểm tra chuyên ngành

Trước khi nhận hàng nhập khẩu tại cảng Hải Phòng, doanh nghiệp cần xác định chính sách quản lý áp dụng cho mặt hàng.

Những nội dung quan trọng gồm mã HS, trị giá khai báo, xuất xứ, nghĩa vụ thuế và yêu cầu về giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Ví dụ, một số loại hàng có thể liên quan đến kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc kiểm tra chất lượng. Không nên mặc định mọi lô hàng đều có cùng thủ tục.

Nếu phát sinh yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế, cần bố trí nhân sự và phối hợp với cảng. Khi đó, kế hoạch xe lấy hàng cũng phải được điều chỉnh.

Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ khai thuê vẫn cần cung cấp thông tin chính xác. Đặc tính, công dụng và tài liệu kỹ thuật của hàng có thể ảnh hưởng đến việc xác định chính sách nhập khẩu.

5. Hoàn thành thủ tục giao nhận với cảng hoặc kho

Sau khi xử lý các điều kiện liên quan, doanh nghiệp thực hiện đăng ký nhận hàng theo quy trình của terminal hoặc kho.

Tại các đơn vị có hệ thống ePort, một số công việc có thể được thực hiện trực tuyến. Chẳng hạn, đăng ký giao nhận, thanh toán dịch vụ và khai báo phương tiện.

Cần kiểm tra:

• Lệnh giao hàng còn hiệu lực.
• Trạng thái hải quan đáp ứng điều kiện giao hàng.
• Các khoản dịch vụ cần thanh toán đã được xử lý.
• Thông tin người nhận và phương tiện chính xác.
• Chứng từ hoặc mã giao nhận được chuẩn bị đầy đủ.

Quy trình cụ thể có thể khác nhau giữa các bến cảng. Không nên áp dụng hướng dẫn của một terminal cho toàn bộ khu vực Hải Phòng.

6. Theo dõi chi phí và thời gian miễn phí

Ngoài cước vận tải biển, lô hàng có thể phát sinh phí tại đầu nhập, dịch vụ cảng, lưu bãi hoặc sử dụng container.

Doanh nghiệp cần yêu cầu bảng kê rõ ràng và xác định đơn vị thu từng khoản.

Với container của hãng tàu, cần kiểm tra thời gian miễn phí, cách tính ngày và hạn trả rỗng. Điều kiện có thể khác nhau theo hãng tàu, loại container và thỏa thuận của lô hàng.

Đặc biệt, thời gian miễn phí của hãng tàu và chính sách lưu bãi của cảng không nên được hiểu là luôn giống nhau. Cần đối chiếu để tránh tính thiếu chi phí.

Với container lạnh, nên kiểm tra thêm các khoản liên quan đến điện và theo dõi nhiệt độ.

7. Chuẩn bị xe, kho nhận và kế hoạch trả container rỗng

Xe cần phù hợp với loại container, trọng lượng và đặc điểm hàng. Trước khi điều xe, nên xác nhận hàng đã sẵn sàng giao.

Đồng thời, kho nhận phải có:

• Đường vào phù hợp với phương tiện.
• Vị trí đỗ và khu vực dỡ hàng.
• Nhân sự, xe nâng hoặc thiết bị nâng hạ.
• Lịch tiếp nhận được thống nhất.
• Người phụ trách kiểm đếm.

Với FCL, cần xác nhận địa điểm trả rỗng theo chỉ định. Không nên tự trả container về một depot thuận tiện mà chưa được chấp thuận.

Kế hoạch dỡ hàng và trả rỗng cần tính đến thời gian di chuyển, lịch kho và hạn sử dụng container.

8. Kiểm tra tình trạng hàng khi giao nhận

Khi nhận container, cần đối chiếu số container, số niêm phong và tình trạng bên ngoài. Nên ghi nhận dấu hiệu móp, thủng hoặc bất thường bằng hình ảnh và chứng từ giao nhận.

Khi mở container tại kho, doanh nghiệp kiểm đếm và kiểm tra tình trạng hàng. Nếu phát hiện thiếu hụt hoặc hư hỏng, cần thông báo sớm cho các bên liên quan.

Với hàng lẻ, việc kiểm tra số kiện và bao bì nên được thực hiện ngay khi nhận tại kho. Những dấu hiệu bất thường cần được ghi rõ trước khi hoàn tất giao nhận.

Nhận hàng nhập khẩu tại cảng Hải Phòng là quá trình phối hợp nhiều bên. Chuẩn bị chứng từ, lệnh giao hàng, thủ tục hải quan và phương án vận chuyển từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi hàng về.

Xem thêm

Nhập Hàng Chính Ngạch Từ Trung Quốc Về Hải Phòng

Quy Trình Nhập Hàng Quốc Tế Về Việt Nam Nhanh Chóng, An Toàn