Quy trình xuất khẩu và vận chuyển hàng FCL đi nước ngoài

Quy trình làm hàng xuất khẩu

Bước 1 – Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương:

Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên.

Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.

Bước 2 – Xin giấy phép xuất khẩu

Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3: Xác Nhận Thanh Toán

Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán.

Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.

Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Bước 4 – Chuẩn bị hàng xuất

Sau khi kiểm tra xác nhận thanh toán của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị đóng gói hàng xuất khẩu.

Trên thực tế nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc là thương nhân nên nghiệp vụ rất đa dạng:

   TH1: Trực tiếp sản xuất hàng hóa

   TH2: Hình thức thu mua để xuất khẩu

   TH3: Gia công chế biến xuất khẩu

   TH4: Liên doanh, liên kết để xuất khẩu

Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải

Tùy theo điều kiện thương mại ký kết trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận tải quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán. (tham khảo Incoterms 2020)

• Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển.
• Nếu công ty bạn xuất khẩu với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng.

Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.

 Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng

Bạn làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể thuê công ty dịch vụ logistics làm:

– Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng.

– Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng

– Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal).

– Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)

– Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Bước 7 – Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đường biển

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

– Hợp đồng ngoại thương

– Hóa đơn thương mại

– Phiếu đóng gói (VGM)

– Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)

– Giấy giới thiệu

Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

Bước 8 -Các bước công việc khác của Quy trình làm hàng xuất:

Mua bảo hiểm, làm C/O và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng

Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

– Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)

– Chứng nhận xuất xứ (CO)

– Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

Bước 9 – Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận.

Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu qua đường biển (FCL), về mặt chuyển giao hàng hóa.

Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

Mọi thông tin chi tiết hãy liên hệ với chúng tôi nhé!